کام کی ای میلز میں زیادہ پیشہ ورانہ آواز دینے کے لیے 3 تجاویز

جدید دور میں، آپ کے کام کے لیے آپ کو ساتھی کارکنوں، مالکان، کلائنٹس وغیرہ کو ای میل بھیجنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

آپ کی ای میلز سادہ پیغامات نہیں ہیں۔ یہ نمائندگی کرتا ہے کہ آپ بطور پیشہ ور ملازم کون ہیں۔ لہذا، آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کی بھیجی گئی ہر ای میل اچھی طرح سے لکھی ہوئی اور پڑھنے میں آسان ہے۔

اگر آپ کی کمپنی کوئی مخصوص پروگرام استعمال کرتی ہے - مثال کے طور پر Microsoft Outlook کی طرح - آپ درخواست دینے کا طریقہ سیکھ سکتے ہیں۔ پیغام کی فارمیٹنگ . پیغام رسانی کے لیے آپ جس پلیٹ فارم کا استعمال کرتے ہیں اس سے قطع نظر، آپ کو اپنے ای میل پر بھیجیں پر کلک کرنے سے پہلے مختلف ضروری نکات کو ذہن میں رکھنا چاہیے۔

پیشہ ورانہ شعبے میں کام کرنا کسی کے لیے بھی مشکل ہو سکتا ہے، لیکن شاید سب سے زیادہ خاص طور پر ان لوگوں کے لیے جو دماغی بیماری کی علامات یا دماغی صحت کے دیگر خدشات کا انتظام کرتے ہیں۔

خوش قسمتی سے، بہت سے ٹولز آن لائن دستیاب ہیں جو آپ کو ان تناؤ کو سنبھالنے، نمٹنے کے اچھے طریقہ کار کو تیار کرنے، اور اپنے جذبات کا اشتراک کرنے میں مدد کرتے ہیں۔ یہاں کلک کریں مزید معلومات اور مضامین کے لیے جو اگر ضروری ہو تو مزید بصیرت اور علاج تک رسائی فراہم کر سکتے ہیں۔

اپنے کام کی ای میلز کو پروف ریڈ کریں۔

سب سے اہم اور قیمتی ٹول جو آپ کے پاس ہے وہ پروف ریڈنگ ہے۔ اس سے پہلے کہ آپ اپنا ای میل بھیجنے کے بارے میں سوچیں، ایک اہم سوال پر غور کریں: کیا آپ کا ای میل گرامر اور منطقی معنی رکھتا ہے؟

اگر دستیاب ہو تو ای میل کے پہلے سے تیار کردہ اسپیل چیکر کا استعمال کرکے کسی بھی گرامر کی غلطیوں کی جانچ کریں۔ اگر آپ کو اپنے اسپیل چیکر پر شک ہے تو، باہر کے وسائل (جیسے آن لائن لغت) استعمال کرنے سے نہ گھبرائیں۔

گرائمر کی دوسری غلطیوں میں شامل ہو سکتے ہیں:

• بڑے حروف کا غلط استعمال
• اوقاف کا غلط استعمال (کوما، سیمی کالون وغیرہ)
• پیشہ ورانہ ترتیب کے لیے نامناسب تحریری انداز اور لہجہ
• مناسب اسم کا غلط استعمال - یہ خاص طور پر اہم ہے جب دوسرے لوگوں سے خطاب کرتے ہوئے؛ کسی (یا کچھ) اہم کے نام کی غلط ہجے کرنے سے کچھ چیزیں زیادہ شرمناک ہیں!

ایک بار جب آپ کا ای میل تیار ہو جائے تو اسے بلند آواز سے پڑھیں کہ آیا یہ معنی خیز ہے۔ کبھی کبھی، آپ بتا سکتے ہیں کہ آیا کوئی جملہ 'آف' ہے جس طرح اس کی آواز آتی ہے۔

وہاں سے، آپ یہ یقینی بنانے کے لیے کوئی بھی تصحیح کر سکتے ہیں کہ ای میل کا مجموعی بہاؤ مطابقت رکھتا ہے۔

آخر میں، اور اگر آپ کے پاس وقت ہے تو، ای میل کو بطور مسودہ محفوظ کریں، اور اس سے دور چلے جائیں۔ آپ کسی بھی قریبی دوست یا خاندان سے یہ دیکھنے کے لیے اپنی ای میل پڑھنے کے لیے بھی کہہ سکتے ہیں کہ آیا ان میں کوئی خامی نظر آتی ہے۔

انگوٹھے کا ایک اچھا اصول صرف 'بھیجیں' کو دبانا ہے جب آپ کو یقین ہو کہ آپ نے اپنے پیغام کی ہر چیز کو اپنی بہترین صلاحیت کے مطابق پروف ریڈ کر لیا ہے اور اس پر دوبارہ غور کیا ہے۔

کام کی ای میلز میں مختصر رہیں

آپ کی کمپنی میں ہر شخص کی اپنی ذمہ داریوں کو نبھانے کی ذمہ داری ہے، اس لیے مختصر ای میلز بنا کر اپنے وقت کا احترام کرنا مفید ہے۔ ان کو مختصر، پیارا اور نقطہ نظر بنا کر، آپ فوری طور پر ایک واضح جواب حاصل کر سکتے ہیں اور اپنے دن کو جاری رکھ سکتے ہیں۔

سب سے پہلے، یقینی بنائیں کہ آپ کے پیغامات میں مختصر، سمجھنے میں آسان پیراگراف شامل ہیں۔ درحقیقت، ہر پیراگراف کا دو جملوں سے زیادہ لمبا ہونا ضروری نہیں ہے۔

فرض کریں کہ آپ کا ای میل آپ سے ایک سے زیادہ مکمل لمبائی والے پیراگراف لکھنے کا تقاضا کرتا ہے۔ اس صورت میں، آپ الجھن اور غلط مواصلت کو کم کرنے کے لیے جس کے ساتھ بھی آپ ای میل کر رہے ہیں اس کے ساتھ ذاتی ملاقات کا شیڈول بنانے پر غور کر سکتے ہیں۔

یقینی بنائیں کہ آپ کے ہر پیراگراف میں صرف متعلقہ معلومات شامل ہیں۔ چھوٹی تفصیلات کو شامل کرنا جتنا پرکشش ہے جو آپ کے وصول کنندہ کو آپ کے پیغام کو سمجھنے میں مدد دے سکتا ہے، لیکن ان ضمیموں کو کاٹ کر، آپ ایک ای میل بنا سکتے ہیں جو مختصر اور سیدھا ہو۔

اس قسم کے پیغامات اکثر پڑھنے والے کے لیے بہت آسان ہوتے ہیں، اور اگر ضرورت پڑی تو آپ کا وصول کرنے والا فریق جواب میں واضح سوالات پوچھے گا۔

جامع زبان استعمال کرنے کا ایک اور مددگار طریقہ 'ہونا' فعل سے محتاط رہنا ہے۔ مثال کے طور پر، 'میں ایک رپورٹ بھیجنے کے قابل ہونا چاہتا ہوں' جیسا کچھ مختصر کر کے 'میں رپورٹ بھیج رہا ہوں۔'

اس منظر نامے میں، آپ ایک 'ہونا' فعل کو ختم کر رہے ہوں گے اور اسے ایک فعال فعل سے تبدیل کر رہے ہوں گے جو لفظی پن کو ختم کرتا ہے۔

احترام بھرے لہجے میں لکھیں۔

سب سے بڑھ کر، اپنا پیغام احترام کے ساتھ پہنچائیں۔

ایک ای میل میں جارحیت کا مطلب جذباتی ہو سکتا ہے کیونکہ وصول کنندہ آپ سے براہ راست بات نہیں کر رہا ہے۔ منفی کو مثبتیت کے ساتھ متوازن کر کے، آپ بری خبر دیتے وقت بھی، اس حادثاتی لہجے سے بچ سکتے ہیں۔

مثال کے طور پر، اگر آپ کسی ملازم کی کارکردگی پر تنقید کرنا چاہتے ہیں، تو آپ جملے کو کچھ مثبت کہہ کر شروع کر سکتے ہیں اور اسے اپنی تنقید کے ساتھ ختم کر سکتے ہیں۔

مزید برآں، 'لیکن' کے استعمال سے گریز کریں . یہ جملے کے پہلے نصف کی نفی کرتا ہے، اس لیے یہاں تک کہ اگر آپ کسی مثبت چیز کے ساتھ شروع کرتے ہیں، 'لیکن' کا استعمال کسی کو یہ سوچنے پر مجبور کر سکتا ہے کہ آپ غیر سنجیدہ ہیں۔ لہذا، 'لیکن' کو 'اور' سے تبدیل کریں تاکہ دونوں بیانات درست رہیں۔

آپ اپنے پیغام کے آخر میں ایک مختصر دستخط شامل کرنے کے بارے میں بھی سوچ سکتے ہیں۔ یہ دستخط آپ کے وصول کنندہ تک اہم رابطہ اور ذاتی معلومات پہنچانے میں مدد کر سکتے ہیں۔

اگر آپ چاہیں تو اپنی ای میل کی ترتیبات پر جائیں اور ایک دستخط مرتب کریں جس میں آپ کا نام، رابطہ فون نمبر اور دیگر سائٹس شامل ہوں جن سے آپ وابستہ ہیں۔

اگر آپ کی کمپنی کا لوگو ہے، تو آپ بصری کو اپنے دستخط کے حصے کے طور پر شامل کرنے پر غور کر سکتے ہیں۔ نتیجہ ایک ای میل ہے جو پیشہ ورانہ لگ رہا ہے، جو ایک قابل احترام لہجہ برقرار رکھتا ہے۔

تضاد میں کیسے ایک AFK چینل مرتب کریں

نتیجہ

ذہن میں رکھنے کا ایک اہم طریقہ یہ ہے کہ اپنی بہترین صلاحیت کے مطابق مختصر، جامع اور غلطی سے پاک پیغامات بنائیں، یہاں تک کہ زیادہ آرام دہ ای میلز میں بھی۔ ایسا کرنے سے، آپ اپنے باس کو دکھائیں گے کہ آپ ان کا احترام کرتے ہیں، اور آپ اپنے آپ کو بتا رہے ہیں کہ آپ واقعی ایسے پیشہ ور ہیں جو آپ چاہتے ہیں کہ دوسرے آپ کو دیکھیں۔